Как прокачать продуктивность в работе и учёбе

Планируете на неделю кучу дел, а к выходным понимаете, что не одолели и половины. Крутитесь по дому, как белка в колесе, а дел невпроворот и ничего не успеваете. Задерживаетесь на работе допоздна, но ворох задач перелопатить не удаётся. Усердно грызёте гранит науки, но багаж знаний остаётся скудным. Плохая новость: у вас серьёзные проблемы с продуктивностью. Хорошая: это решаемо.

Почему вы не продуктивны

Продуктивность — что это вообще такое? Это когда вы максимально эффективно и с наилучшим результатом выполняете стоящие перед вами задачи и достигаете некой цели. Казалось бы, всё просто. Но это не так, потому что эффективность каждый понимает по-своему. Для одного это рациональное использование времени и ресурсов. Для другого — успешно завершить наиболее важное дело из списка. Для третьего — одолеть всё, что было намечено, без каких-либо компромиссов.

Таким образом, продуктивность — не только и даже не столько степень соответствия результата ожиданиям, сколько собственное отношение к этому. А потому крайне важно не загонять себя требовательностью и самобичеванием, если что-то не получается. Человек не способен быть продуктивным постоянно. Природой на это отведено в среднем три часа в сутки. Что, впрочем, не значит, что повышать эффективность своих усилий бессмысленно.

Психологическое насилие: как распознать и противостоятьРазбираемся вместе с психологом

От чего зависит продуктивность

Бытует мнение, что повысить продуктивность можно, если собрать в кулак всю силу воли, работать больше, прилагать усилия усерднее и так далее. Однако это миф. Такая стратегия в реальной жизни почти никогда не работает: переламывая себя, человек быстро устаёт и перегорает. Даже любимая сфера деятельности может опостылеть, если искать источники продуктивности не там.

А зависит она совсем от других факторов:

• условия работы — большое влияние оказывают комфортный температурный режим, хорошее и правильное освещение, постоянный приток свежего воздуха, комфортно обустроенное рабочее пространство;

• правильное питание — грамотно составленный рацион, своевременный и регулярный приём пищи повышают эффективность труда;

• регулярный отдых — важно не перегружать себя задачами и не забывать давать организму отдыхать от нагрузок, желательно с равными промежутками времени;

• полноценный сон — не следует пренебрегать им в угоду делам, которые непременно нужно выполнить именно сегодня, потому что зачастую с большей эффективностью можно продолжить, хорошо выспавшись, с утра, чем заставлять себя завершить намеченное любой ценой глубоко за полночь (кроме того, недосып, особенно хронический, снижает работоспособность мозга почти вдвое);

• распорядок дня — его важно соблюдать постоянно, но сформировать следует с учётом наибольшей эффективности в работе (у кого-то лучше дела идут в первой половине дня, когда можно встать пораньше, а у кого-то, наоборот, после обеда или в камерной вечерней атмосфере);

• эмоциональный фон — нерешённые проблемы, переживания и тревоги могут свести на нет любые усилия человека быть максимально продуктивным, поэтому важно разбираться с ними вовремя (если потребуется — с помощью психолога);

• общее состояние организма — важно регулярно проверять здоровье и заниматься собой, чтобы сохранять работоспособность на наивысшем уровне.

Помимо прочего, на продуктивность влияет и активный образ жизни. Физические упражнения, прогулки на свежем воздухе, катание на велосипеде или, например, занятия йогой или аэробика, повышают концентрацию внимания, улучшают способность к запоминанию информации, способствуют развитию творческого потенциала.

Физическая активность положительно влияет на продуктивность человека за счёт нескольких факторов:

• улучшение кровообращения обеспечивает мозг достаточным количеством кислорода и питательных веществ, это, в свою очередь, улучшает концентрацию, память и способность к работе и обучению;

• повышение уровня эндорфинов — естественных антидепрессантов, которые улучшают настроение и снижают уровень стресса, это помогает человеку быть более продуктивным и эффективным в своей деятельности;

• улучшение сна — повышению его качества способствует регулярная физическая активность, что является критически важным для восстановления и обновления мозговых функций;

• снижение глюкозы в крови — из крови в клетки организма поступает больше сахара (глюкозы) для производства энергии, вследствие этого уровень сахара в крови снижается, а кроме того, регулярная физическая активность при диабете второго типа повышает чувствительность мышечных клеток к инсулину.

Яна ДегтярёваФитнес-тренер

От чего продуктивность не зависит

Помимо заблуждения, что вымучивать результат можно благодаря измору себя, есть ещё несколько предубеждений, которые сбивают людей с пути повышения собственной продуктивности. И вот основные из них:

• переизбыток планирования — нагромождение важных дел или избыточный объём задач, которые хочется успеть выполнить, никак не способствуют повышению эффективности, вместо этого будет лишь демотивирующая череда разочарований от того, что снова не получилось одолеть всё намеченное (имеет смысл проредить список дел, сократив их, если потребуется, хоть до одного, но которое точно можно успеть сделать);

• неверная расстановка приоритетов — часто люди пытаются в первую очередь сделать все нелюбимые дела или выучить предмет, за который меньше всего хочется браться, а уже напоследок оставить что-то интересное, чем можно «вознаградить» себя за успехи на постылом направлении, а в результате толком не получается ни то, ни другое (вместо этого лучше начать с того, что гарантированно принесёт положительные эмоции, либо с того, что объективно срочнее, проще или мельче, чтобы удовлетворение от результата мотивировало приступать к другим, пусть и менее приятным задачам);

• отсутствие анализа целесообразности выполнения той или иной задачи — тот случай, когда перед тем, как взяться за что-либо, следует спросить у себя, надо ли это вообще делать или, быть может, занятие не относится к срочным или вообще к необходимым (возможно, часть рабочих дел следует делегировать коллегам, а домашних хлопот — близким, даже если они, по вашему мнению, справятся не так хорошо, как вы);

• навязанные условия — необходимо отстаивать личные интересы, если поступающие извне задачи им не соответствуют, предлагая собственные варианты, среди которых, например, могут быть более удобное время дедлайна или адекватный объём работы (помыть пол можно ближе к вечеру, когда удобно вам и остальные дела будут переделаны, а не прямо сейчас, как того хотелось бы вашим близким, а квартальный отчёт не развалится, если согласовать с начальником утро пятницы, а не вечер среды);

• работа в режиме мультизадачности — набившая оскомину хотелка рекрутеров, которые пытаются на каждую позицию найти человека, который будет заниматься всем и сразу, начинает перетекать и в семейную жизнь, однако всем, от начальника до любимого парня, следует понимать, что вы не пятикрылый семиног и наиболее эффективно будете выполнять задачи последовательно, а не одновременно (возьмите за правило не хвататься за новое дело, пока не сделали предыдущее, а если боитесь забыть что-то сделать, составляйте список, но не забывайте его время от времени прореживать, как уже было сказано ранее);

• неконкретные задачи — цели должны быть количественно и качественно измеримыми, в противном случае вы рискуете распылять внимание и действия, нечётко очерченные характеристики того, что необходимо сделать, негативно влияют на продуктивность (провести генеральную уборку — плохая задача, вместо этого нужно составить список конкретных дел, которые предстоит выполнить).

А ещё нередко врагом продуктивности бывает перфекционизм. Вы вроде бы справились с задачей, но пытаетесь сделать её идеально. Смонтировав ролик для соцсети, всё добавляете и добавляете новые эффекты, а набросав план реферата, продолжаете шлифовать концепцию, не переходя, собственно, к сути. Важно уметь завершать работу или какой-то её этап, чтобы своевременно переходить к следующим задачам.

Как повысить продуктивность и не уморить себя

Работать эффективно, учиться плодотворно, успевать больше и справляться с делами лучше вполне можно научиться. Для этого вовсе не обязательно переламывать себя, заставлять и измождать. Всё можно сделать элегантнее. Не исключено, что вы не сразу увидите отдачу, но на длинной дистанции эффект будет непременно.

И вот что для этого необходимо.

Обозначьте цели

• Определите конкретные задачи на день и на неделю, будь то трудовые будни или рутинная учёба. Разделите их на этапы выполнения. Можно составить план в блокноте или смартфоне, чтобы иметь чёткое понимание того, что и в какие сроки нужно сделать.

• Разделите задачи на первоочередные и второстепенные независимо от собственного желания браться за то или иное дело. Начните с первого списка, чтобы гарантированно в начале сделать то, что важнее, не распыляясь на мелочи.

• Не ставьте перед собой слишком много задач и не увлекайтесь сжатыми дедлайнами. Постарайтесь дать себе реальное время на выполнение того или иного дела. А если сроки поджимают, проредите список, чтобы отдать приоритет тому, что предстоит сделать безотлагательно.

Составьте расписание

• Распределите время и придерживайтесь распорядка дня. Выделите конкретные часы на работу или учёбу, обязательно предусмотрите возможность отдыха, не забудьте про домашние хлопоты. Обязательно учтите особенности своего организма: расписание должно соответствовать вашим биоритмам, чтобы организм не был вынужден подстраиваться под распорядок дня.

• Главные и наиболее сложные задачи старайтесь выполнять во время вашей наибольшей эффективности. Если это утро, тогда оставьте мелкую рутину на вечер. А если вам лучше работается в послеобеденное время, тогда «прогревайте» свою работоспособность бытовыми хлопотами.

• Откажитесь от мультизадачности и не пытайтесь делать несколько дел одновременно. Чаще всего при таком подходе ни одно из них не будет выполнено качественно. Кроме того, не следует «фоном» или в перерывах между основной работой заниматься более мелкими делами. Займитесь чем-то одним, сделайте это полностью и качественно, только потом переходите к следующему пункту списка.

Замотивируйте себя

• Важно чётко понимать, чего именно вы ходите получить в качестве результата своих усилий. Он должен быть осязаемым, измеримым и понятным. Формулируйте задачи максимально конкретно, избегая расплывчатости, неопределённости и вариативности результата.

• Постарайтесь не поддаваться страху ошибок или боязни браться за что-то сложное или муторное. Примите как данность, что неудачи и ошибки — естественный этап на пути достижения целей. Если что-либо не удаётся, честно разбирайте свои оплошности и промахи, чтобы в дальнейшем попытаться их избежать.

• Развивайте в себе навыки самомотивации и целеполагания. Эти качества являются ключевыми в развитии личности и достижении поставленных целей. Необходимо находить стимулы к работе или учёбе, а вместе с тем понимать пути и способы их достижения.

Давайте рассмотрим несколько практических шагов, которые помогут вам развить в себе эти важные навыки.

Первым шагом к успешной самомотивации является установление чётких и конкретных целей. Запишите свои цели и разбейте их на более мелкие подзадачи. Это поможет вам лучше ориентироваться и чувствовать прогресс в своей деятельности. Помните, что каждый достигнутый маленький шаг приближает вас к большой цели.

Далее, не забывайте о планировании времени. Разработайте расписание на день или неделю, включая время для работы, отдыха и личного развития. Соблюдение расписания поможет вам быть более продуктивным и эффективным в достижении целей.

Не стоит забывать и о поощрении себя за достижения. Когда вы достигаете какой-то важный этап или цель, отмечайте это для себя. Позвольте себе небольшую радость или награду за усилия, которые вы вложили в своё развитие.

Кроме того, важно научиться управлять стрессом и преодолевать препятствия. Помните, что неудачи и трудности — это часть пути к успеху. Важно не опускать руки и искать новые способы решения проблем.

И помните, что самомотивация и целеполагание — это процесс, который требует времени и усилий. Не бойтесь ошибаться и учитесь на своих опытах. Ваш путь к успеху начинается с вас самих. Доверьтесь себе и поверьте в свои силы, тогда вы достигнете невероятных результатов.

Алекс Анохинпевец, телеведущий

Сконцентрируйтесь на процессе

• Наведите порядок на рабочем столе. Пусть у каждой вещи будет своё место, чтобы её можно было быстро найти. Уберите с глаз всё, что не относится к выполняемой задаче. Даже если предметы относятся к делу, которым вы займётесь далее по списку или если они нужны периодически. Пространство вокруг вас должно помогать сконцентрироваться на главном. Творческий хаос лишь отвлекает и никак не способствует повышению продуктивности.

• Не делайте длительных перерывов в работе или учёбе. По крайней мере, пока конкретное дело не доведено до конца. В противном случае потребуется немало времени, чтобы вернуться в нужный настрой. Если же предполагается ощутимая пауза, постарайтесь заняться делами, которые не будут отвлекать от основной задачи слишком сильно.

• Постарайтесь не перегружать голову мыслями и идеями, напрямую не относящимся к тому, чем вы заняты сейчас. Если появилась идея, даже самая светлая и очень необходимая для выполнения одной из задач в вашем списке, позвольте себе отвлечься, чтобы записать её, но и только. Ещё лучше — если генерация идей на темы, не относящиеся к процессу, будут поставлены на паузу.

Помните про отдых

• Составляя план дел, установите границы работы и отдыха. Важно, чтобы они были чёткими и непреодолимыми. Пока вы выполняете трудовую задачу, либо грызёте гранит науки, ничего не должно отвлекать от процесса. Но в периоды отдыха не следует думать о хлопотах и возвращаться к ним мыслями снова и снова. Если потребуется, отключите телефон, чтобы никто не смог потревожить и взвалить на вас дела сверх запланированного.

• Планируйте отдых заранее и так, чтобы получить от него максимальную отдачу. Составьте перечень того, что непременно принесёт удовлетворение и радость, а заодно поможет расслабиться и получить эмоциональную разгрузку. Старайтесь делать отдых разнообразным и отдавать предпочтение только тем его видам, после которых действительно чувствуете расслабление. Не забывайте о прогулках на свежем воздухе. Уделяйте больше внимания физической активности (кроме тех случаев, конечно, когда с ней связана основная деятельность, после чего, наоборот, хочется побыть в тишине и покое).

• Не забывайте вовремя и, главное, правильно питаться и спать. Это один из важнейших залогов продуктивности, напрямую связанный с качеством жизни, здоровьем и самочувствием. Никаких перекусов на бегу, «в рабочем порядке» и между делом! Никакой сухомятки и поменьше фастфуда! Никаких переработок и трудовых свершений глубоко за полночь! Даже если вы привыкли поздно ложиться, постарайтесь завершить дела за пару часов до того, как отправиться в кровать. Разум должен быть ясным, а тело — отдохнувшим и полным сил.

Наконец, ещё одно немаловажное условие, которое, впрочем, не всегда удаётся соблюсти. Старайтесь заниматься делом, которое вам по душе. Работа в идеале должна приносить радость, а учёба — удовольствие. Конечно, это получается далеко не всегда и не у всех. Но хотя бы постарайтесь сделать так, чтобы любимые дела непременно были в вашем списке. Они станут вашей отдушиной и дополнительной мотивацией оставаться максимально продуктивным человеком.