Успеть всё и не сойти с ума: 15 техник для эффективного тайм-менеджмента

Запланировать кучу дел на день и не сделать до конца ни одно, завершать проекты в последний момент, не спать ночами и всё равно ничего не успевать. Знакомо? В сутках всего 24 часа, и нужно успеть поработать, уделить внимание семье, пообщаться с друзьями, не забыть про саморазвитие и, конечно, хорошенько отдохнуть. Иначе сил на такой же день завтра уже не останется.

Справиться со всем этим можно даже в условиях многозадачности и вечной тяги к прокрастинации.

Что такое тайм-менеджмент и как его освоить

Тайм-менеджмент — это набор техник и систем, которые помогают организовать деятельность человека так, чтобы с наибольшей эффективностью управлять его временем для повышения продуктивности. И самая первая ловушка, которая поджидает на этом пути — потеря драгоценных минут и часов. Коварность ситуации в том, что происходит это незаметно.

Причин не так уж много, и практически любой человек склонен к большинству из них.

Отвлекающие занятия

Как можно заработать деньги в домашних условиях: 10 способовТакой доход может заменить офисную зарплату

Это всё, на что очень легко переключается внимание. Например, сериалы и короткие видео в соцсетях, игры в приставку, телефонные разговоры о всяких повседневностях. Кажется, будто вы погружаетесь в эти дела ненадолго, ради короткой передышки, но на самом деле застреваете в них часами, а главное, теряете мотивацию возвращаться к действительно важным делам.

Внутренний протест

Это нежелание заниматься тем, что вы себе запланировали. Причины могут быть разные: от банальной лени до дефицита энтузиазма из-за высокой загруженности или характера занятия. Внутренний протест тем сильнее, чем больше сфера деятельности не нравится. Заставлять себя делать что-то из-под палки бессмысленно. Важно в первую очередь разобраться с тем, о чём конкретно сигнализирует ваше внутреннее состояние.

Нехватка энергии

Очень часто это происходит из-за сбоя в физическом здоровье. Причинами упадка сил могут быть недостаток витаминов или сна, гиподинамия, минимум активности, нездоровая еда, постоянная спешка, стрессы, отсутствие отдыха и баланса между разными сферами жизни. Ощутимо добавить энергии способны прогулки на свежем воздухе, несколько минут любых упражнения в день и пересмотр режима сна, отдыха и питания.

Многозадачность

Справляться с несколькими делами одновременно — не такой уж полезный навык, как может казаться. Переключение с одного занятия на другое требует от мозга гораздо больше усилий, чем это необходимо, когда задачи следуют одна за другой. Поэтому пытаться успевать всё и сразу долгое время может быть опасно для здоровья: силы расходуются быстрее, память начинает подводить, а удовлетворения от выполненных дел всё меньше.

Низкая производительность

Когда на одно дело уходит в несколько раз больше времени, чем оно того заслуживает. Вы можете даже не замечать, как растягиваете задачи: например, открываете интернет-браузер, чтобы посмотреть что-то по работе и отвлекаетесь на онлайн-магазины, интересные статьи или видео. Или идёте заварить себе чай, а по дороге останавливаетесь поговорить с коллегой и таким образом теряете драгоценное время.

Как минимум одна из основных ловушек времени знакома каждому. А значит, стоит узнать и о том, как такие ловушки избегать.

Как освободить время для важного

Когда мелкие (и не очень) заботы подворовывают время в течение дня, сложно рассчитывать ускорить рабочий процесс или добавить новых дел. На этом этапе важно избавиться от нехватки времени, чтобы освободить пространство для реализации новых идей.

Нормализовать график сна и бодрствования

Это не значит, что нужно заставлять себя любой ценой как можно раньше вставать. Если вы не успеваете завершать дела вовремя и ложитесь ближе к утру, то ранние подъёмы ничего, кроме нехватки энергии и сонливости, не принесут. Для продуктивности важно именно качественно высыпаться и не создавать стрессов для организма, устраивая отбой то до полуночи, то после.

Чтобы уход от «совиного» образа жизни был плавным, ложитесь спать каждый день на 15-20 минут раньше, чем в предыдущий. Тогда постепенно вы сможете наслаждаться утренним пробуждением, а не страдать от него. А главное, у вас появятся больше энергии и времени на исполнение своих планов.

Контролировать время, потраченное на гаджеты

Любые соцсети, сайты и приложения устроены таким образом, чтобы вы отдали им как можно больше своего внимания. Вам кажется, что вы берёте в руки телефон всего на пару минут, чтобы ответить на сообщение, однако на самом деле погружаетесь в виртуальный мир надолго. А потом ещё кучу драгоценного времени тратите на то, чтобы сосредоточиться на задаче вновь. Поэтому так важно отключать уведомления на время работы, а в идеале и вовсе убирать телефон подальше.

Самый действенный и при этом самый трудновыполнимый совет, чтобы проработать пару часов, ни на что не отвлекаясь: запереть телефон в труднодоступном месте с выключенным звуком. Может показаться, что это слишком просто. Но большинство читающих эти строки не захотят даже пробовать — настолько невыносимой будет разлука с гаджетом, ворующим их время.

Составлять план на день

Лучше всего это делать накануне вечером. Тогда уже с утра у вас будет соответствующий настрой. Для списка важных задач подойдёт любой планировщик в телефоне или даже обычный лист бумаги. Главное — не планировать слишком многое, наметить основные дела, которые и ведут вас к цели. Остальное можно решать в порядке убывания приоритетности. Успешные люди составляют свои расписания с точностью до часов и даже минут. Это позволяет им распоряжаться самым ценным ресурсом наиболее грамотно.

Конечно, любая профессия предполагает использование эффективного тайм-менеджмента, без этого никак. Однако где-то необходимо совсем строго соблюдать время и учитывать каждую минуту в прямом смысле слова. Например, в профессиях, связанных чётким расписанием, таких, как машинист или пилот, преподаватель или врач, трейдер или финансист. Важен тайм-менеджмент и для таких профессий, как менеджер по продажам, маркетолог, секретарь или бизнес-ассистент, юрист или бухгалтер.

При этом бывает такое, что у творческих людей часто тайм-менеджмент свой. И он не совсем вписывается во временны́е рамки работодателя. Тогда очень важно учитывать в планировании и этот момент. Если работодатель готов мириться с таким креативным сотрудником, понимая, что его ценность в разы выше чёткого срока исполнения обязательств, то свой личный учёт времени он должен планировать, исходя из понимания этих нюансов.

Юлия ЕльскаяHR-специалист

Отказаться от ненужных разговоров

Проанализируйте, с кем из вашего окружения вы можете перекинуться парой слов во время рабочего процесса так, чтобы не отвлечься от дел надолго. Очень часто разговоры становятся пустыми и перетекают в формат «обо всём и ни о чём».

Ещё одна ловушка — беседа становится настолько интересной, что от неё действительно невозможно оторваться. Но и здесь есть выход: перенесите ваше общение на вечер или выходные. Запланируйте поход в кафе или неспешную прогулку и насладитесь общением в полной мере, без спешки и чувства вины за невыполненные цели на день.

Чтобы новая система распределения времени не казалась вам обузой, обязательно выделите полчаса или час на то, чтобы расслабиться и наградить себя необременительным залипанием в соцсетях, прослушиванием подкастов или раскладыванием пасьянса на компьютере. Только делайте это после завершения основных задач, с чувством выполненного долга. Тогда и развлечения, которые раньше воровали ваше время, способны будут по-настоящему приносить радость и не вызывать волну самокритики за бесцельно потраченные часы.

Семь проверенных методов тайм-менеджмента

Практик организации собственного времени немало. Важно подобрать среди них ту, которая будет подходить именно вам. Скорее всего, для этого придётся изучить и попробовать несколько разных методов. В процессе тестирования вы поймёте, что вам не нравится, а что вполне вписывается в ваш повседневный ритм жизни. Не исключено, что из нескольких методов вы соберёте один свой.

1. Метод GTD (Getting things down)

Это способ организации времени от американского бизнес-коуча Дэвида Аллена. Название можно перевести как «Приведи в порядок дела». Метод подразумевает возможность визуально держать список всех дел перед собой и отсортировывать их по значимости, чтобы не только понимать очерёдность исполнения, но и распределять задачи между исполнителями. Перед тем, как внести в план очередное дело, нужно понять, как с ним следует поступить: отложить, делегировать или выполнить как можно скорее. Для этого по каждому пункту стоит ответить на несколько вопросов:

• насколько актуальна эта задача сейчас;

• сколько времени необходимо, чтобы её решить;

• возможно ли её делегировать.

В итоге в разряд несрочных отсортируются дела, которые пока можно отложить (вы про них уже не забудете, но и думать об этом постоянно не придётся), не требующие вашего присутствия задачи станет проще будет делегировать, а для самых важных и актуальных забот — составить расписание с датами и временем для их решения.

Автор метода уверен, что для успешного использования этого алгоритма нужно обязательно записывать все дела, включая самые мелкие. Иначе они продолжат забирать ваше время, а вы даже не будете понимать, куда оно уходит. Также важно не усложнять: если вам удобно составлять расписание в блокноте или просто на листе бумаги, делайте это, если предпочитаете приложения в смартфоне — скачивайте их.

2. Принцип Канбан

Этот способ помогает равномерно распределить нагрузку между работниками на больших предприятиях. Главное преимущество — возможность визуализировать процессы в реальном времени. Методом можно пользоваться как совместно с коллегами, так и самостоятельно. Задачи распределяются в таблицах с онлайн-доступом либо на листе бумаги. Основные графы: «План», «В процессе», «Готово». Дела перемещаются между этими графами, у каждой задачи при этом есть свой исполнитель и сроки.

В начале этот метод применяли на доске со стикерами. На крупных заводах у ответственных за производство сотрудников всегда был доступ к ней и возможность отметить свой прогресс. Можно поступить также: вооружиться специальной доской и маркерами. Тогда процесс достижения целей всегда будет на виду. Готовые задачи по мере необходимости можно стирать с доски, а новые дела — вписывать.

3. Метод «Помодоро»

Эту технику управления временем разработал Франческо Чирилло, когда учился в итальянском университете. Его принцип помогает сконцентрироваться на одной задаче и не отвлекаться от неё. Для начала нужно определиться с приоритетными задачами на день. А затем приступить к первой из них, поставив таймер на 25 минут. В это время вы только работаете, полностью погрузившись в процесс (это может быть как часть серьёзной задачи, так и уборка, к которой вы никак себя не подтолкнёте). Как только услышите сигнал таймера — прерывайтесь. Теперь у вас есть 5 минут на отдых. Эти полчаса и есть один «помидор».

Можно запланировать несколько таких «помидоров» на день. Только не забудьте о более продолжительном перерыве в 15-30 минут после четвёртого захода. Можно менять и время для таймера. Возможно, вам удобнее будет уделять работе 40 минут, а отдыху — 15.

4. Метод временных блоков

При этом способе организации времени вы исключаете факторы забывчивости и невнимательности. Дела на завтра планируются накануне. И на каждую задачу отводится определённое количество времени. Например, с девяти до десяти утра вы обзваниваете клиентов, затем отдыхаете десять минут, после этого выделяете полтора часа на работу по текущему проекту и так далее.

Главное — не заполнять всё расписание делами и оставлять интервалы времени для перерывов на чашку кофе, небольшую прогулку, обед и так далее. Ещё один нюанс: под каждый блок следует оставлять чуть больше времени, чем кажется на первый взгляд. Какие-то дела могут слишком растянуться, вас могут прервать телефонным звонком или ещё чем-то.

5. Метод пяти минут

Эта техника отлично подходит для задач, которые очень не хочется выполнять. Способ помогает начать дело, а это, как правило, самая сложная часть. Суть метода:

• обозначить задачу (не важно, сколько времени на её выполнение потребуется в реальности);

• поставить таймер на пять минут и приступить к выполнению (задача — продержаться ровно пять минут без отвлечений);

• если после сигнала таймера вы чувствуете в себе силы продолжать работать — отлично, значит, начало положено, а если нет — откладывайте это дело, попробуете снова через какое-то время.

Когда вы думаете о задаче как о чём-то, на что выделите всего лишь пять минут, она перестаёт казаться слишком трудоёмкой и невыполнимой. Главное — сдержите данное себе обещание и не мучайтесь понапрасну, если после пяти минут чувствуете, что не готовы продолжать.

6. Метод Глеба Архангельского

Этот автор делит дела на две группы — «лягушки» и «слоны». Он не первый, кто применил подобную классификацию, но именно его стратегия — одна из самых простых в использовании. «Лягушки» — мелкие неприятные задачи, которые постоянно хочется отложить на потом: пробежка, звонок родственнику или придирчивому клиенту, влажная уборка. «Слоны» при этом — большие задачи, их тоже сложно начать выполнять, потому что их объём пугает. Среди них, например, ремонт, составление бизнес-плана или старт нового обучения.

План на день по этому методу: «съесть одну лягушку» и «порезать слона на бифштексы». То есть выполнить одну небольшую задачу и разделить объёмную на несколько маленьких. «Лягушкой» может стать уборка, а «разделыванием слона» — планирование ремонта и составление сметы на него.

7. Метод ZTD (Zen to done)

Этот способ изобрёл автор блога о полезных привычках американец Лео Бабаута. Он предлагает сразу фиксировать все возникающие дела, сортировать их по приоритетности и сразу отправлять в работу. Лео предлагает это сделать, внедрив в жизнь следующие принципы:

• записывать (или вносить в приложение) все новые идеи и задачи;

• сортировать их по важности и тематике;

• составлять на основе этой информации списки дел;

• планировать время на выполнение задач;

• не пытаться делать всё и сразу, а сосредоточиться только на одном пункте плана;

• не нарушать режим дня;

• постоянно сокращать списки задач;

• выявлять закономерности, из-за которых не выполняются дела;

• делать те задачи, что больше всего вдохновляют.

Тайм-менеджмент для творческих людей

Бывает и так, что все системы распределения собственного времени вызывают лишь отвержение. По плану действовать не хочется или не получается, но работу сдавать в срок всё же необходимо.

Если вы считаете себя творческой личностью, но дедлайны оказывают давление, попробуйте следующие стратегии для изменения своего отношения к ним:

• смотрите на дедлайн как на стимул, то есть пересмотрите своё отношение и воспринимайте дедлайн как инструмент, который помогает структурировать работу и стимулирует творчество в рамках установленного времени, ограничений и регламентов;

• разделите задачи на этапы — на более мелкие и управляемые части, это поможет избежать ощущения перегруженности и сделает процесс более управляемым;

• планируйте творческие блоки, выделяйте время в расписании для вдохновляющей работы — знание того, что у вас есть время для творчества, может снизить уровень стресса;

• создайте продуктивные ритуалы или условия, которые помогают быстрее войти в состояние потока, чтобы использовать время более эффективно, сосредоточьтесь на процессе, а не на результате, напоминайте себе, что творчество — это путь; фокусировка на процессе может облегчить давление из-за необходимости получить идеальные результаты в кратчайшие сроки;

• ищите баланс — это можно сделать, если работа позволяет договариваться о более гибких условиях дедлайнов, или пользуйтесь буферным временем для завершения работы без стресса для вас.

Роман Цветковпсихолог

Не стоит игнорировать делегирование. Оно актуально даже в творческой работе. Особенно для тех задач, которые кажутся скучными. Например, закупка материалов или составление сметы для нового проекта. Важно определиться, что именно вы готовы поручить другим людям, а какие этапы сможете взять на себя.

Восемь важных этапов в распределении времени

Когда задачи валятся со скоростью света, а вы уже давно ничего не успеваете, говорить о повышении продуктивности не приходится. Для начала нужно выдохнуть и привести себя в порядок, чтобы быть готовыми с новой энергией и новыми знаниями нырнуть в кипу дел.

1. Восстановление и отдых

Вопреки распространённому убеждению о том, что для начала нужно хорошенько поработать, а только потом расслабляться, важно закрыть базовые потребности организма. Как минимум, стоит хорошо выспаться (для этого мало один раз проспать десять часов подряд, понадобится хотя бы неделя соблюдения режима сна), наладить рацион питания и минимизировать стресс.

2. Планирование

В идеале список задач на день нужно составлять накануне вечером, неспеша обдумывая, сколько времени и сил отнимет тот или иной пункт, а также взвешивая, сколько минут (или часов) уйдёт на отдых после завершения конкретной задачи.

3. Расстановка приоритетов и определение дедлайнов

Это можно делать, пользуясь любой из систем тайм-менеджмента. Важно перегрузить всю информацию из головы в компьютер, телефон или блокнот. Так вы избавитесь от необходимости постоянно об этом думать, исключите шанс забыть что-то важное и сможете решать, в какой последовательности приступать к задачам.

4. Оптимизация времени

Если на работу уходят долгие часы, важно разобраться, что именно является причиной. Зачастую это постоянные отвлечения на сообщения в мессенджерах, скроллинг в интернете или банальная рассеянность. Отследить, на что вы тратите своё время, несложно. Для этого можно завести привычку отвечать себе письменно на вопрос «Что я делаю прямо сейчас?» каждые полчаса. В конце дня вы увидите, куда потратили бо́льшую часть времени, и сможете продумать стратегию, как бороться с прокрастинацией.

5. Использование инструментов и приложений для тайм-менеджмента

Это полезно попробовать, даже если вы ярый приверженец записывать всё в блокноты. Работа с приложениями может показать, как вы используете своё время, с другого, непривычного вам ракурса. Начать можно с этого:

• Focus To-Do (для работы по методу «Помодоро»);

• Toggl (для организации времени);

• Todoist (для составления дел и планирования рабочих процессов);

• Workflowy (для воплощения идей в жизнь);

• Asana (для связывания целей и задач с помощью искусственного интеллекта).

6. Внедрение трекеров привычек

Это возможность сфокусироваться на цели, ежедневно отмечая прогресс и анализируя результаты. Трекер можно смастерить самостоятельно на листе бумаги, ватмане или на специальной доске. Можно воспользоваться одним из множества специальных приложений для смартфона: туда сразу можно добавлять новые цели и отслеживать динамику движения к ним.

7. Чтение книг про тайм-менеджмент

Это отличная возможность не только узнать больше о разных системах организации времени, но и потренировать ум и память. Кстати, процесс чтения тоже можно внести в своё расписание. Достаточно уделять ему полчаса в день, и вы существенно расширите кругозор. Вот некоторые популярные издания на тему тайм-менеджмента:

• «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», Дэвид Аллен;

• «Мастер времени», Брайан Трейси;

• «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать», Глеб Архангельский;

• «Найди время», Джейк Кнапп и Джон Зерацки;

• «Самодисциплина. Развитие личности», Майкл Уилсон.

8. Просмотр мотивирующих фильмов

Это одновременно и способ расслабиться, и возможность пересмотреть своё отношение к времени и его ценности. Одни из лучших фильмов, затрагивающих тему тайм-менеджмента:

• «Время», 2011 г.;

• «Девять жизней», 2016 г.;

• «В погоне за счастьем», 2006 г.;

• «День сурка», 1993 г.;

• «Таймер», 2009 г.

Использование методов планирования времени и задач существенно повышают шансы добиться целей и прийти к успеху. Планировать и следовать распорядку дня на практике легче, чем кажется. Главное — найти ту технику, которая будет по душе именно вам. И выработать привычку распределять задачи по приоритетности, делегировать, соблюдать распорядок дня, качественно отдыхать и, конечно, награждать себя за успехи. Тогда успевать получится всё, что действительно важно. К тому же, очень вероятно, вы начнёте получать чувство удовлетворения не только от результатов, но и от самого пути к цели.