Как взять время под контроль: важные правила тайм-менеджмента

Время — самый важный ресурс. Однако часто человек тратит его впустую: залипаем в соцсетях, читаем ненужные нам книги ― список можно продолжить. Человеку всё труднее сосредоточиться на важном. В результате снижается эффективность, повышается эмоциональная усталость, а цели остаются не достигнутыми. Как быть? Ответ — в нашей статье.

Тайм-менеджмент: что это такое

Это планирование и организация важных задач на день, неделю, месяц и большую перспективу. Когда человек знает, как эффективно использовать время, он повышает свою производительность и результативность, начинает чувствовать себя более уверенно и счастливее, утверждают психологи.

Преимущества правильного тайм-менеджмента

• Успевать больше. Правильное планирование сокращает ненужные задачи. Человек перестаёт тратить на них время и успевает сделать за день значительно больше важных дел.

• Освободить выходные и нерабочее время. Соблюдение дедлайнов и правильная расстановка приоритетов помогут разделить время на работу и отдых.

Офис на диване: приятные плюсы и неочевидные минусы удалёнкиИ почему она подходит далеко не каждому

• Снизить уровень стресса. При правильном тайм-менеджменте не будет ощущения отсутствия времени. Вы перестанете торопиться и выгорать от навалившихся дел.

• Избавиться от вредных привычек. Множественные перекуры, перекусы, разговоры с коллегами и постоянное нахождение в соцсетях — самые частые "пожиратели" времени. Порой эти занятия занимают полдня, при этом важные дела так и остаются невыполненными. Правильное распределение времени поможет избавиться от пустых дел.

Популярные способы управления временем

Американские исследователи Александра Панчо и Брэд Эон в 2021 году выяснили, как работает тайм-менеджмент, и какие способы управления временем наиболее эффективны. В своей публикации они выделили 4 самые эффективные методики.

Строгое соблюдение дедлайнов

Этот способ заключается в необходимости разделить важную задачу на составляющие части. Определить сроки исполнения каждой и строго следить за временем исполнения этой части. Срок не должен превышать трёх часов. Например, вам нужно подготовить реферат. Выделите 2 часа на сбор материала, отдохните, затем систематизируйте полученный материал, отдохните, затем приступайте к написанию черновика. И так в течении двух дней вы выполните поставленную задачу.

«Метод помидора»

Метод любят за то, что он заставляет человека делать регулярные, контролируемые по времени перерывы, которые помогают человеку отдыхать и поддерживают мотивацию. Возьмите список дел на сегодня, расставьте приоритеты: что важно сделать в первую очередь, что — позже, и отключите уведомления на телефоне и в почте. Для начала поставьте таймер на 25 минут. В это время вы занимаетесь необходимым делом. Затем сделайте перерыв на 5 минут. Потом снова поставьте таймер на 25 минут и вернитесь к делам. И снова перерыв. После часа работы отдыхаете 20–30 минут. И так по кругу. 

«Лягушка на завтрак»

Названием способу дал  Марк Твен. Писатель сказал: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади».  Психологи придумали метод, который призывает решать сложные задачи, прежде чем приступать к менее важной или менее срочной работе. Для того чтобы начать пользоваться этим способом, внесите все свои задачи в единый документ. Пусть это будет календарь или ежедневник. Запишите в него, какие дела в приоритете, обозначьте сроки исполнения, обязательно отслеживайте их соблюдение. Не откладывайте первоочередные задания. Как говорят специалисты, разобравшись с лягушкой, вы с лёгкостью займётесь другой работой.

Принцип Парето

Он противоположен способу выше. Такой способ предполагает решение мелких задач в первую очередь, чтобы уже в первой половине дня было мотивирующее ощущение завершённости нескольких дел. Принцип Парето еще называют «правилом 80/20». Если 80% работы, поделённой на маленькие части, удастся закончить  быстро, то на выполнение оставшихся 20% работы у вас будет достаточно времени. 

Шесть приёмов по управлению временем

Если нет желания постоянно следить за таймингом и что-то планировать, то сосредоточиться, по мнению ученых,  помогут эти приёмы.

1. Организуйте рабочее пространство

На рабочем столе должны быть необходимые для вас предметы. Как говорят психологи, виртуальный беспорядок может вызвать беспорядок в мыслях, и не даст сконцентрироваться. Уберите всё ненужное, аккуратно сложите бумаги, тогда сосредоточиться на работе будет проще.

2. Группируйте похожие задания

Объедините несколько дел в один проект или временной блок.  Это позволит тратить меньше энергии на переключение с одной задачи на другую.  Вы сосредоточите внимание на важной в данный момент работе.

3. Не хватаетесь за несколько дел одновременно

Многозадачность – миф, говорят нейропсихологи. Вы вынуждаете свой мозг быстро переключаться между несколькими делами. Это требует больших усилий, по сравнению с затратами на одно дело. Мозг устаёт и падает результативность.

4. Делегируйте задачи 

Важный навык, позволяющий избежать перегрузки. Если у вас есть возможность делегировать задачи на своём рабочем месте, подумайте о том, чтобы поручить определённые проекты другим людям, которые способны их выполнить. Это даёт вам время сосредоточиться на более сложных задачах.

5. Говорите «нет»

Если кто-то просит вас сделать больше, чем вы сейчас можете, отказывайте. Выполняя слишком много обязанностей, вы рискуете не справиться со своей работой и сорвать сроки. 

6. Делайте перерывы

Как доказали Александра Панчо и Брэд, именно перерывы в работе помогают более эффективному управлению временем. Нашему мозгу нужно время на отдых и подзарядку. Когда вы переутомляетесь и перегружаетесь, вы уже не можете ничего делать, а тем более браться за самую важную работу.

Если вы забываете делать перерывы, попробуйте планировать отдых с помощью таймера на телефоне. И когда придёт время перерыва, обязательно сделайте его минут на 5. Вы сразу почувствуете себя лучше.

Мнение эксперта: 

Во-первых, планирование дисциплинирует. Если человек умеет себя дисциплинировать, то он сможет достичь большего успеха в самых различных сферах жизни. Во-вторых, планирование освобождает свободное время, поскольку повышается продуктивность. За счёт планирования будут появляться свободные дни, которые человек проведёт так, как ему хочется.

Надо уметь работать с планами. У Вселенной планы на тысячелетия вперёд, у больших корпораций есть планы на 100 лет. Обычному человеку столько не нужно. Однако иметь план на 5-10 лет — круто. Даже на год — уже хорошо.

Лучше все цели прописать на бумаге, в планинге, телефоне. Как я люблю говорить: «Самый тупой карандаш лучше самой острой памяти. Записал, и у тебя всё под контролем». Если все задачи сохранены на бумаге, мозг свободен от необходимости постоянно всё помнить, ему точно есть, чем заняться, чтобы достичь цели.

Как работать с планированием? Есть такая техника. Пишите себе задачи на год. Потом из него выбираете задачи на месяц. И ежедневно из этих месячных целей выбираете себе задачу на день. Выбирать задачу лучше утром, когда человек проснулся, зарядился энергией и отдохнувший подумал, что сегодня важно сделать, учитывая и отдых, и прописал себе план. Допустим, получилось 5 пунктов. А вечером важно подвести итог. Взять план и поставить себе плюсики, рядом с выпаленной задачей и сказать себе: «Я молодец, у меня получилось». Если что-то не получилось, мы не ставим минус, а просто переносим на другой день. Если 3-4 раза перенесли. Задумайтесь: действительно ли важно это дело для вас.

Татьяна Воргуль клинический психолог