5 почему: что это за метод и как он работает

Как решить любую проблему, устранив не только последствия, но и причину неурядиц? Многие специалисты предлагают использовать метод «5 почему»: он помогает разобраться, почему произошла та или иная ситуация, как из неё выйти и избежать повторения негативного сценария.

Применять методику «5 почему» можно и в карьере, и в личной жизни. Понадобится лишь немного времени, блокнот или листок и ручка.

Важно

Суть метода: вы задаете себе вопросы «Почему?» и последовательно на них отвечаете.

Например, если на работе клиент отказался заключать договор, схема работы с ситуацией будет выглядеть так.

· Формулируем проблему: клиент не купил услугу

Задаём вопрос «Почему?»

· Формулируем первый ответ: потому что ему цена показалась завышенной.

Задаём снова вопрос «Почему?»

· Формулируем ответ: потому что он не видит ценности услуги

И снова задаём вопрос «Почему?»

· Получает ответ: потому что менеджер е смог объяснить формирование стоимости и выгоду от услуги

«Почему?»

· Потому что у сотрудника не было достаточно опыта и знаний о продукте

И в последний раз спрашиваем: «Почему?»

· Формулируем ответ: Потому что в компании нет полноценного обучения и проверки знаний.

Так, шаг за шагом можно добраться до настоящей причины проблемы, а значит, не просто справиться с последствиями, но устранить возможность её повторения.

История метода «5 почему»

Сакити Тойода, основатель компании Toyota Industries, в начале XX века активно работал над созданием автоматических ткацких станков, стремясь повысить эффективность производства. Дело в том, что и мама, и бабушка будущего бизнесмена работали на ткацком производстве, поэтому он мечтал облегчить их труд, понять, как сделать процесс более автоматизированным.

Во время работы Сакити заметил, что в операционных задачах часто возникают повторяющиеся проблемы. Он понял, что для того, чтобы ситуации реже случались, нужно не просто разобраться с их «симптомами», но и добраться до первопричины происходящего. Так он начал разрабатывать метод «5 почему», считая, что несколько вопросов помогут добраться до сути проблемы.

Изначально этот метод применялся в рамках семейного бизнеса Тойода, но его значение возросло после Второй мировой войны. Методика стала настоящей философией бренда: способ, придуманный Сакити Тойода, помогал делать автомобили концерна более надёжными и комфортными. Основатель компании считал, что гораздо эффективнее потратить время на поиск причины неполадок и их устранения, чем на поиск виновных.

В 1950-х годах этот метод был включён в систему Toyota Production System (TPS) благодаря усилиям инженеров компании, включая Тайити Оно, который адаптировал и популяризировал этот подход.

Как применять метод «5 почему»

Несмотря на то, что методика была изобретена для упрощения технических процессов, применять её можно почти во всех областях жизни. Психологи считают, что особенно эффективно способ работает с ситуациями, которые уже повторялись в жизни.

Для того, чтобы методика, изобретённая Сакити Тойодой помогла именно вам, следуйте пошаговому плану. Выделите время для работы с проблемой, вооружитесь листком и ручкой.

1. Сформулируйте проблему, которую хотели бы решить

Не спешите, старайтесь максимально точно назвать ситуацию, с которой пытаетесь справиться. Запишите её вверху листа.

2. Первый вопрос

Спросите, почему эта проблема возникла. Ответов может быть несколько. Запишите каждый из них, не стоит выбирать лишь один.

3. Проверьте реальность каждой причин

Не всегда то, что пришло нам в голову, оказывается правдой. Поэтому обязательно проверьте каждую из причин на соответствие действительности. Например, первоначальная проблема «Я постоянно опаздываю». В качестве первых причин вы выделили: сложно проснуться, проблемы с транспортом, сложно рассчитать время утром. Во время проверки выяснится, что в качестве основной причины выступает лишь одна из указанных: транспорт приходит вовремя, а встаёте с постели вы, не переводя будильник.

4. Продолжая задавать вопросы к каждой из причин, снова проверяйте их на соответствие действительности. Так вы доберётесь до корня проблемы.

5. Проверка первопричины

Когда после пяти вопросов вы получили основной ответ, убедитесь, что он связан со сформулированной в самом начале проблемой. Важно, чтобы между ними можно было установить причинно-следственную связь.

После того, как причина неприятностей выяснена, важно предложить себе несколько способов её решения и провести обратную цепочку, проверяя, как то или иное действие повлияет на конечный результат.

Усовершенствование метода «5 почему»

Если дело касается работы, методика, разработанная в Японии, может быт особенно эффективна. Однако важно помнить, что глубинная проблема редко касается отдельного сотрудника, поэтому к её решению важно привлечь окружение.

Соберите всех, кто связан с проблемой

Например, если речь идёт о недовольстве клиентов долгой доставкой заказа, к решению проблемы необходимо подключить менеджера, курьера, логиста, работника склада. Взаимодействие окажется значительно эффективнее.

Выберите фасилитатора

Это человек, который поможет провести продуктивную работу, определит очерёдность выступлений, не даст сбиться с обсуждения одной проблемы, поможет выстроить нейтральную и в то же время эффективную беседу.

В качестве фасилитатора может выступать коллега из другого отдела.Разработайте контрмеры

Когда первопричина неприятностей ясна, вместе разработайте меры по предотвращению подобных ситуаций. Проверьте их на влияние с изначальной проблемой. Затем донесите принятые решения до остальной части команды, чтобы коллеги были в курсе новшеств.

Примеры использования метода «5 почему»

Непредвиденная ситуация

Иногда с нами происходят события и ситуации, совершенно не свойственные. Например, даже самого аккуратного водителя могут оштрафовать за превышения скорости. Чтобы такого не повторилось, важно понять, почему ситуация произошла.

· Спросите себя: почему вы превысили скорость?

· Вероятно, потому что торопились.

· Почему вы торопились?

· Видимо, опаздывали и не успевали к назначенному времени.

· Почему вы опаздывали?

· Потому что поздно вышли из дома.

· Почему вы поздно вышли из дома?

· Потому что много времени потратили на глажку костюма

· Почему так случилось?

· Потому что вы не приготовили наряд с вечера.

Значит, решением проблемы станет подготовка всего необходимого накануне, чтобы не тратить на это время утром.

Лишний вес

Метод пяти вопросов, также известный как метод «пяти почему» (5 Whys), может быть эффективным инструментом в борьбе с лишним весом за счёт выявления коренных причин проблемных поведенческих привычек. Вот как его можно применить:

1. Определение проблемы:

Начните с чёткой формулировки проблемы, например, «Я не могу снизить вес».

2. Первый вопрос:

Почему я не могу снизить вес?

Ответ может быть: «Потому что я часто переедаю вечером»

3. Второй вопрос:

Почему я часто переедаю вечером?

Ответ может быть: «Потому что я чувствую стресс и нахожусь в напряжении после работы»

4. Третий вопрос:

Почему я чувствую стресс и напряжение после работы?

Ответ может быть: «Потому что я не умею эффективно расслабляться»

5. Четвёртый вопрос:

Почему я не умею эффективно расслабляться?

Ответ может быть: «Потому что у меня нет регулярного режима отдыха и я не занимаюсь расслабляющими хобби»

6. Пятый вопрос:

Почему у меня нет регулярного режима отдыха и расслабляющих хобби?

Ответ может быть: «Потому что я не планирую своё время и сфокусирован только на работе»

Метод помогает обнаружить, что первопричина переедания вечерами связана не с пищей как таковой, а с плохим управлением стрессом и временем. Теперь стратегией может быть улучшение управления временем, включение регулярных перерывов, посвящённых расслаблению, поиск хобби для снятия стресса вместо попыток просто сократить вечерние перекусы.

Роман Цветковпсихолог

Преимущества метода «5 почему»

Простое и широкое применение

Многие специалисты ценят метод «5 почему» за то, что он может быть использован в любых жизненных сферах, помогает разобраться с проблемами, связанными с карьерой, личной жизнью, самосовершенствованием. К тому же, его удобно использовать: способ не требует дополнительных участников, инвентаря, да и времени много не занимает.

Возможность заметить детали

Методики позволяет обратить внимание на те аспекты ситуации, которые в обычной жизни остались бы незамеченными, помогает обнаружить неочевидные связи между событиями.

Иногда именно те факторы, которые кажутся мелочами, оказываются ключевыми моментами в появлении проблемы.

Конкретные меры

Выявив корень проблемы, можно воздействовать не на симптом, а на источник неприятностей, действовать более осознанно и целенаправленно. При это методика экономит время, ресурсы, финансы, которые могли быть затрачены на бессмысленную борьбу с проявлениями неурядиц.

Недостатки метода «5 почему»

Несмотря на то, что методика может стать прекрасным подспорьем в решении задач, у неё есть свои недостатки.

Не подходит для сложных проблем

Метод хорошо работает для простых и линейных причинно-следственных связей, но может быть недостаточно эффективным в сложных ситуациях. Это связано с тем, что сложные проблемы часто имеют несколько причин, которые переплетены между собой, а метод «5 почему» предполагает поиск единственной верной причины.

Риск уйти в субъективность

Результаты метода зависят от опыта участников, что может привести к ошибкам. На каждом этапе анализа можно неправильно понять причины из-за предвзятости, недостатка данных или ограниченного понимания проблемы. Иногда быть объективным по отношению к самому себе невероятно сложно, поэтому проще закрыть на глаза на сбой в логической цепочке.

Инструменты в помощь при использовании метода

Методика, разработанная Сакити Тойодой, может быть подкреплена другими психологическими инструментами.

Мозговой штурм

Мозговой штурм — это метод коллективного генерирования идей, который помогает выявить как можно больше возможных причин проблемы. Это особенно важно, если в ситуации задействованы несколько участников. Мозговой штурм помогает стимулировать креативное мышление, позволяет собрать мнения и гипотезы разных людей, что уменьшает риск упрощения анализа.

Диаграмма Исикавы (Диаграмма причин и следствий)

Эта методика, также называемая «рыбьей костью», структурирует причины проблемы, разделяя их на категории. В диаграмме «голова рыбы» — это сама проблема, «крупные кости» — категории причин, которые повлияли на её возникновение.

Диаграмма поможет визуализировать все причины и глубже проанализировать каждый аспект.

Шесть шляп мышления

Метод Эдварда де Боно помогает рассмотреть проблему с разных точек зрения, чтобы избежать однобокого анализа. Этот способ помогает не пропустить ни один из взглядов на проблему. Метод «Шести шляп» представляет собой воображаемое «надевание» шляп разного цвета:

· Белая шляпа — факты и информация

Фокус на объективной информации: что мы знаем, каких данных не хватает.

· Красная шляпа — эмоции и интуиция

Рассматриваются чувства, интуитивные догадки, эмоциональные реакции.

· Чёрная шляпа — критика и риски

Фокус на возможных проблемах, недостатках, ошибках.

· Жёлтая шляпа — позитив и возможности

Рассматриваются преимущества, сильные стороны, перспективы.

· Зелёная шляпа — творчество и новые идеи

Генерация новых решений, креативные подходы, нестандартное мышление.

· Синяя шляпа — управление процессом

Контроль за ходом обсуждения, координация мыслительных процессов.

С методом «5 почему» можно использовать не все шесть шляп, а лишь те, которые актуальны для конкретной проблемы. Так вы увидите произошедшее с разных точек зрения, проанализируете ваши чувства и эмоции, увидите в ситуации зоны роста.