Эффективно и по делу: правила общения с коллегами

С коллегами можно дружить, проводить досуг, ходить в гости друг к другу. Можно держать нейтралитет, не становясь приятелями. Но есть главное правило, общее для всех: сотрудникам на работе нужно коммуницировать, взаимодействовать. Рассказываем, как именно.

Основные принципы эффективного общения

Взаимоуважение

Краеугольный камень любого общения. Экология коллектива, успешность взаимодействия зависят от того, как люди общаются между собой.

Уважение проявляется не только в стандартных формулах вежливости. Его характеризуют также:

·       ровный доброжелательный тон без повышения голоса, независимо от ситуаций;

·       спокойная жестикуляция без резких, «агрессивных» движений;

·       корректная речь без колкостей, грубостей, пассивной агрессии — чтобы не прослыть токсиком, которого будут избегать;

Сравнение себя с другими: что это даёт и чем опасноА также несколько способов избавиться от этой привычки

·       отслеживание и контроль эмоций — проявления чрезмерной эмоциональности могут смутить окружающих, вызвать неловкость, даже обидеть;

·       пунктуальность — старайтесь не опаздывать, предупреждайте, если задерживаетесь или не успеваете выполнить задание в срок;

·       внимательность к тому, что говорит собеседник, умение слушать;

·       сдерживание обещаний;

·       внимание к коллегам, их состоянию, настроению — мы не знаем, что происходит у людей «за кадром», а от личных обстоятельств зависит работоспособность;

·       тактичность в замечаниях, комментариях, поправках к работе — критика должна быть конструктивной, но не обидной, не оскорбительной;

·       готовность помочь;

·       тактичное отношение к личному пространству, личным границам;

·       обращайтесь к людям по имени, в том числе если говорите о человеке в третьем лице.

Уважать себя и других важно, но порой непросто, особенно когда речь идёт об эмоциональных всплесках, с которыми приходится сталкиваться. Но идти на поводу у чужих эмоций — это давать разрешение другим на вас влиять.

Иногда помогает такая практика: представьте эмоционирующего человека как маленького ребёнка — как он выглядит, как истерит, не получив желаемого.

Если человек не может справиться с эмоциями, скорее всего, в нём берёт верх субличность «ребёнка», а его «взрослый» потерял контроль над ситуацией. В таком случае, не уходя в чужой эмоциональный поток, можно только посочувствовать, сохранить уважение к выбору, оставить за человеком право самому решать свои проблемы.

Яна СепягинаПсихолог

Чёткость

Внятно донести своё мнение, сформулировать рабочие задачи, доложить об их выполнении, сообщить о сложностях бывает непросто.

Для этого устная и письменная речь должна быть избавлена от словесного «мусора», слов-паразитов, «воды», грамотно структурирована.

Если у вас с этим сложности, составьте план выступления, письма, деловой записки или сообщения. Решите заранее, какую информацию донести, какие вопросы задать. Это облегчит задачу.

Краткость и конкретность очень помогают в работе. Мы живём в довольно быстром темпе, обширную информацию людям порой сложно усваивать.

При этом важно сохранять главные мысли и достигать целей, которые мы преследуем в рабочем общении. Совокупность краткости и конкретности позволяет эффективно достичь нужных результатов и избежать недопонимания.

Яна СепягинаПсихолог

Стремление к разрешению конфликтов

От конфликтных ситуаций на работе не застрахован даже дружный слаженный коллектив. Ничего катастрофичного в этом нет. Главное — поскорее разобраться с конфликтом. Не затягивать его, не замалчивать, не игнорировать, тем более не усугублять.

Что поможет эффективно разрешить конфликт:

— спокойное открытое обсуждение со сторонами-участниками с аргументацией каждой позиции;

— опора на факты, а не домыслы или предположения;

— сдержанное, корректное, взвешенное поведение;

— избегание обвинений, упрёков, даже если вы уверены, что противоположная сторона неправа;

— определение общей цели для её достижения;

— поиск компромиссного решения, которое устроит все конфликтующие стороны;

— привлечение «эксперта»-посредника — например, консультанта со стороны или руководителя.

Что поможет избежать конфликта

— Выявление спорных, потенциально конфликтных ситуаций ещё до того, как они переросли в проблему.

— Открытое обсуждение проблем с обменом мнениями.

— Отслеживание конфликтогенов — слов, поступков, которые могут спровоцировать конфликт. Это, например:

·       некорректные замечания, резкости;

·       насмешливость, снисходительность, пренебрежительность;

·       повышенный тон;

·       перебивание, нежелание выслушать собеседника;

·       переход на личности;

·       игнорирование или обесценивание противоположной позиции.

Обратная сторона взаимоотношений в коллективе — недопонимание и сложности.

Минимизируйте общение с теми, с кем у вас не сложились отношения. Часто люди могут преподносить ваши качества с негативной стороны с целью на вас надавить. В конфликтологии есть техника амортизации, но применять её надо с умом: суть её в обезоруживающем согласии с оппонентом. Например, каждое утро коллега токсично отзывается о вашем внешнем виде. Ваша задача — опередить его, сказав: «Ну и наряд у меня сегодня, вообще мне не идёт». Это введёт оппонента в ступор.

Можно попробовать выйти на открытый диалог (бывает, к нему приглашают и руководителя), чтобы прояснить причины возникновения проблем. Это сложный, но зрелый и профессиональный шаг.

В любом случае берегите себя, анализируйте свои поступки и поступки коллег. Общение — сложный процесс, но в нём мы развиваемся, учимся понимать себя и других.

Яна СепягинаПсихолог

Обратная связь

Фидбэки, или ответные реакции, очень важны при общении. На работе люди постоянно обмениваются информацией. Им важно быть в курсе происходящего, знать, что их сообщения доходят до коллег, понимать, что их работу заметили, оценили. Для этого нужна регулярная обратная связь. Один из эффективных принципов, по которому её можно выстроить, — «принцип сэндвича», когда фидбэк даётся в 3 слоя:

1.    Отмечаем положительные моменты;

2.    Отмечаем проблемы, недостатки, недочёты, даём возможные решения.

3.    И вновь положительные моменты.

Грамотно организованная обратная связь прививает коллективу привычку к диалогу, обмену мнениями, открытому общению, работники становятся мотивированнее.

Открытое обсуждение проблем, взгляд со стороны, честная обратная связь повышают качество работы. Когда человек лишён возможности делиться своими проблемами с коллективом, он остаётся с ними один на один. Это может копиться и перерастать в выгорание.

Я ставлю знак равенства между открытостью и умением принимать обратную связь. Способность услышать, что вы сделали что-то не так (а это нормально — делать что-то не так), помогает развиваться, прокачивать навыки и умения.

Яна СепягинаПсихолог

Стимулирование

Положительный настрой, энтузиазм, мотивированность, самоотдача во многом зависят от руководителя, его методов поощрения.

Но ничто не мешает коллегам подбадривать, хвалить друг друга — такое воодушевляет, вдохновляет на рабочие подвиги.

Даже в не очень дружелюбном коллективе необходимо сохранять хотя бы видимость поддержки. Бывает, что в одном департаменте конфликтуют разные отделы, и в таких столкновениях необходимо поддерживать своих коллег, даже если между вами не самые лучшие отношения, — это вас обезопасит, так как с этими людьми вам ещё работать.

Кроме того, такими действиями вы можете заронить зерно позитивности внутри коллектива и постепенно, маленькими шагами достичь комфортного общения. Но если у вас очень развита эмпатия, старайтесь сохранять баланс: на первом месте — вы, а уже потом коллектив.

Яна СепягинаПсихолог

Соблюдение деловой и корпоративной этики

В основы делового этикета, в частности, входят:

— уважение к коллегам, партнёрам, клиентам, конкурентам;

— полноценное контактирование в служебных рамках;

— следование общим правилам этикета — пунктуальность, доброжелательность, приветствия, рукопожатия, опрятный вид (соблюдение дресс-кода, если он есть);

— порядок на рабочем месте;

— равноправие сотрудников при сохранении субординации;

— наличие единого доступного источника рабочей информации для координации работы коллектива;

— внимание к новым сотрудникам, чтобы они могли быстро комфортно адаптироваться;

— чёткие договорённости, в каких форматах, когда происходят рабочие коммуникации.

Соблюдение цифрового этикета

Часто общение в офисах, тем более на удалёнке проходит онлайн.

О некоторых из правил этого общения стоит напомнить. Если не следовать им, можно невольно стать раздражителем, что отразится на микроклимате в коллективе.

Для электронных писем и сообщений

— Массовую рассылку используйте, только если вы уверены в её необходимости.

— Формулируйте тему письма или сообщения кратко, понятно и по сути.

— Содержание должно быть кратким, внятным, структурированным. Если уместно, можно использовать пункты 1, 2, 3.

— Перед отправкой проверяйте, приаттачены ли нужные файлы, указаны ли ссылки.

— В начале письма поприветствуйте адресата. В конце, если у вас нет автоматической подписи, укажите своё имя, фамилию, должность, место работы.

Для онлайн-встреч

— Заранее оговорите дату, время, тайминг встречи.

— Заведомо обозначьте тему, цели, задачи, чтобы участники могли подготовиться.

— Ссылку лучше присылать минут за 10 до начала.

— Заранее проверьте, работают ли микрофон и камера, обновлён ли сайт, на котором будет проходить встреча.

— Если вы работаете из дома, выберите тихое место с нейтральным фоном на заднем плане.

— Если звонок с включённой камерой, приведите себя в порядок.

— Лучше выключать микрофон, когда вы не говорите, чтобы случайные посторонние звуки не помешали общению.

Сообщения и звонки

— Помните о правиле «work-life balance» — балансе между работой и частной жизнью, старайтесь решать рабочие вопросы в рабочее время. Внеурочные звонки и сообщения никого не обрадуют. Исключения возможны только в экстренных случаях при форс-мажоре.

— Не «спамьте» абонентов — изложите суть в одном сообщении, а не в нескольких с 2-5 словами в каждом.

— Старайтесь не перебарщивать с мемами и эмодзи, задумывайтесь об их уместности.

— Соблюдайте правила правописания.

— Капслок многие воспринимают как «крик» или агрессию — учитывайте это.

— Распространённый раздражитель в переписке — голосовые сообщения. Используйте их в крайнем случае, лучше предварительно узнать у получателя удобен ли ему такой формат.

При общении важно быть услышанным и понятым, а в работе от этого зависит и быстрота достижения результата, и его качество. Когда нам повторяют одно и то же несколько раз, это раздражает, не так ли? Избежать этого поможет резюме встреч, когда в устном или письменном виде тезисно излагается необходимая информация. Также можно уточнять у собеседника, правильно ли вы его поняли, что поможет избежать лишних вопросов и недопонимания.

Яна СепягинаПсихолог

Как повысить эффективность общения

— Регулярно проводить тимбилдинги, неформальные встречи, повышающие и поддерживающие командный дух.

— Интересоваться друг другом не только в рамках работы.

— Завести традиции: например, совместное отмечание дней рождений, Нового года, профессиональных праздников.

— Быть отзывчивыми к просьбам других, самим не бояться просить о помощи и советах.

— Применять технику активного слушания:

·       сосредотачиваться на словах собеседника;

·       выслушивать до конца, не перебивая;

·       невербально (без слов) показывать свою включённость — например, кивать или смотреть в глаза;

·       при необходимости задавать уточняющие вопросы;

·       в финале подытожить сказанное, чтобы удостовериться, что всё понято правильно.

— Пользоваться приёмом «Я-сообщение», или «Я-высказывание», когда вы не переходите на личность собеседника, начиная фразу с «ты» или «вы», а говорите о своих соображениях, позиции, мнении, несогласии.

— Избегайте токсичных коллег, не поддавайтесь на провокации, не сплетничайте, не ввязывайтесь в интриги.

— В новом коллективе не старайтесь сразу со всеми подружиться. Дайте себе время освоиться, присмотреться, понять корпоративные правила и порядки.

— Не будьте навязчивыми.

— Не будьте безразличными.

Заключение

Следуя этим простым правилам, вы сможете получать удовольствие не только от дела, которым занимаетесь, но и от рабочей атмосферы, общения, что всегда хорошо влияет на карьерный, профессиональный и личностный рост. В среднем человек проводит на работе около 10 лет — в наших силах и интересах сделать их плодотворными и приятными во всех отношениях.